BIENES RAÍCES 

Fecha de próximo pago de los contratos de arrendamiento

Lo primero que vamos a revisar son las fechas de próximo pago en los contratos, para organizar los contratos de menor a mayor por fecha de próximo pago dando clic en el título “Próximo pago” como se muestra en la siguiente imágen:

El sistema organiza por fecha y podrás ver si algún contrato tiene esta fecha errónea. Si alguno no es coherente, debes ingresar y editar de manera manual el contrato de arrendamiento desde el botón, “editar contrato”. Una vez realizado el cambio, recuerda dar clic en “Terminar edición de contrato.

¿Que pasa si no reviso estas fechas?

• Si la fecha no es coherente con este mes, los descuentos que se deben aplicar para no saldrán, ya que el sistema aplica todos los descuentos desde meses anteriores hasta la fecha de próximo pago.
• La fecha de próximo pago seguirá siendo errónea, todos los meses si no la corriges.
• Así mismo en la relación de pago aparecerá con fechas que no son. Esto puede confundir tanto al inquilino como al propietario.

Fechas de las pólizas

Ahora debemos revisar las fechas de las pólizas, si lo ponemos aquí como un paso necesario, es porque hemos evidenciado puede ser un error recurrente.

Ahora bien esto lo podremos hacer desde pólizas, y ordenamos por fecha. mira las imágenes a continuación:

Registro de pagos a reparaciones

Aunque recomendamos que en el mes se haga una buena gestión de los mantenimientos, con esto queremos decir registrar pagos en el momento que se hace el pago, y tener en cuenta de no dejar los pago en borrador.

Muchas veces se nos pasa registrar algún pago, es por esto que deben hacerlo antes de liquidar, para que el pago salga descontado en las relaciones.

En el siguiente enlace podrás ver el tutorial completo de reparaciones locativas:

Descuentos por servicios públicos

Si tienes algún prorrateo o cobro por servicios públicos pendiente, es importante que lo generes antes de facturar o liquidar el siguiente mes para que salga como descuento en la relación.

En el siguiente enlace podrás ver el tutorial completo de servicios públicos:

Conciliar Descuentos

Este paso es necesario para que el sistema no los vuelva a tomar en la liquidación, con este proceso le estaremos diciendo al sistema que estos pagos ya fueron realizados.

En el siguiente enlace podrás ver el tutorial completo de concililiar descuentos:

Realizar Incrementos

Si no haz realizado y aprobado los incrementos, debes hacerlo antes de facturar.

En el siguiente enlace podrás ver el tutorial completo de incrementos:

Eliminar pagos residuales

En ocasiones, cuando realizamos una facturación errónea y borramos pagos de las relaciones de pagos, quedan pagos residuales y estos pagos podrían aparecer en las próximas facturaciones si no los eliminamos.

Para eliminar los pagos residuales ingresamos al módulo pms administrativo, en el menú superior administrativo, vamos a pagos y cobros y damos clic en propietarios. Por defecto se agrupan por contrato. Revisamos todos los pagos que aparezcan allí y eliminamos todos los pagos que no correspondan al mes a facturar. Realizamos el mismo proceso ingresando en el menú superior administrativo, pagos y cobros y damos clic en arrendatarios.

Los contratos deben estar en estado activo

En ocasiones editamos contratos y olvidamos dar clic al botón terminar edición de contrato, estos contratos en estado editando no es posible facturarlos. Deberás identificarlos, para ello puedes ordenar los contratos por estado y revisar que no haya ningún contrato en estado editando.

Los contratos vencidos deben estar en estado inactivo

Para que un contrato quede en estado inactivo, antes debimos haber generado la cancelación o fecha de terminación tentativa y debimos haber creado y aprobado el inventario final; quiere decir que el inmueble debió haber sido entregado previamente.

Revisa los contratos de arrendamiento cuya fecha de finalización esté vencida, si esos contratos se renovaron, actualiza la fecha de finalización según se haya extendido.

Si los contratos no se renovaron y ya fueron entregados los inmuebles revisa el tutorial de finalizar contratos:

Alertas de errores comunes

Recordemos que para poder facturar un contrato de arrendamiento, debemos tener bien diligenciados los campos que son obligatorios para dicha operación. Como ejemplo de ello, el propietario, el contacto de la afianzadora, el contacto bancario del PH deben estar bien diligenciados con identificación, correo electrónico e información para pagos y cobros, otro ejemplo es que la póliza tenga todas las fechas bien diligenciadas. Si el contrato NO cuenta con esa información, el sistema nos arrojará una alerta de error.

Te compartimos algunas de las alertas de error más comunes a la hora de generar facturación y su respectiva forma de solucionarlas.

• Relacionado al contacto bancario del PH

  

• Relacionado a la póliza

  

  Revisa la primera parte del video en el siguiente botón para ver como crear correctamente la Propiedad horizontal

  PROPIEDADES